Likviditetsbudget som hjälper er att planera framåt

Vad är en likviditetsbudget?

En likviditetsbudget är en plan över företagets betalningar under en viss period. Ni utgår från pengarna som finns tillgängliga, lägger till förväntade inbetalningar och drar bort planerade utbetalningar.

Det som återstår är det beräknade saldot vid periodens slut. Budgeten hjälper er att svara på en enkel men viktig fråga: kommer pengarna att räcka när vi behöver dem?

Vad är skillnaden mellan likviditetsbudget och resultatbudget?

Resultatbudgeten visar företagets förväntade intäkter, kostnader och resultat. Likviditetsbudgeten visar när pengarna faktiskt väntas komma in och lämna företaget. Tillsammans ger de en bättre bild av ekonomin.

Tänk er ett konsultbolag som utför ett större uppdrag i mars. Personalen får lön samma månad, men kunden betalar först i april. Uppdraget kan vara lönsamt samtidigt som företaget behöver pengar för att klara tiden fram till betalningen.

När ni funderar på en nyanställning eller ett större uppdrag är det därför klokt att ställa båda frågorna: blir det lönsamt, och hur påverkas pengarna på kontot under tiden?

Så gör ni en likviditetsbudget

Börja gärna enkelt, med ett kalkylark och en kolumn per månad. Det viktiga är att antagandena är rimliga och att budgeten går att följa upp.

1. Utgå från pengarna ni har

Ange hur mycket pengar som finns tillgängligt på företagets konton när perioden börjar.

Har ni en outnyttjad kredit är det bra att visa den separat. Då ser ni när företagets egna pengar räcker och när ni skulle behöva använda finansiering.

2. Bedöm när kunderna betalar

Lägg in kundbetalningarna i den månad ni faktiskt räknar med att få pengarna. Ta hänsyn till betalningsvillkor och hur kunderna brukar betala.

Vårt råd är att skilja på det som redan är fakturerat och det som bygger på förväntad försäljning. En skickad faktura och en lovande offert ger olika säkra underlag, även om båda känns som pengar på väg in.

Ta också med andra planerade inbetalningar, exempelvis ett beslutat lån eller ägartillskott.

3. Lägg in företagets utbetalningar

Gå igenom vad som ska betalas och när. Löner, leverantörsfakturor och hyra brukar vara lätta att komma ihåg. Försäkringen som betalas en gång om året eller en större amortering är enklare att missa.

Ta även med planerade investeringar och betalningar av skatter och avgifter.

För momspliktiga kundbetalningar och leverantörsbetalningar använder ni beloppen inklusive moms. Betalning eller återbetalning av moms läggs sedan in separat när den väntas ske. Verksamt har ett verktyg för likviditetsbudget som ni kan använda som utgångspunkt.

4. Undersök när marginalerna blir små

När betalningarna är på plats blir det lättare att upptäcka perioder med små marginaler. Börja där.

Vad är det som gör att pengarna nästan tar slut? En investering? En lugnare försäljningsperiod? Eller behöver ni betala era leverantörer långt innan kunderna betalar er?

Kontrollera också betalningsdatumen inom månaden. Om en stor kundbetalning kommer den sista dagen hjälper den inte till med löner som ska betalas tidigare. Vid små marginaler kan ni behöva följa likviditeten vecka för vecka.

Exempel på en likviditetsbudget

Här är ett förenklat exempel med påhittade belopp. Exemplet visar betalningar, inte företagets resultat.

Januari

Företaget börjar månaden med 150 000 kronor på kontot. Under januari kommer 300 000 kronor in från kunderna, medan de löpande utbetalningarna är 330 000 kronor.

Kvar vid månadens slut: 120 000 kronor.

Februari

De 120 000 kronorna följer med in i februari. Kundernas inbetalningar är nu 280 000 kronor och de löpande utbetalningarna 340 000 kronor. Dessutom planerar företaget att betala 80 000 kronor för en investering.

Vid månadens slut saknas 20 000 kronor.

Mars

Om underskottet från februari förs vidare i kalkylen börjar mars på minus 20 000 kronor. Under månaden väntas 420 000 kronor komma in från kunderna, medan de löpande utbetalningarna är 350 000 kronor.

Beräknat saldo vid månadens slut: 50 000 kronor.

I exemplet omfattar de löpande utbetalningarna drift, personal, skatter och avgifter. Ingen ny finansiering har lagts in.

Det negativa saldot i februari visar ett finansieringsbehov som måste lösas. Beroende på betalningsdatumen kan behovet vara större under månaden.

Här ger budgeten er en chans att agera i förväg. Kan investeringen vänta? Går det att komma överens om en annan betalningsplan? Behöver ni ordna finansiering?

Att mars ser bättre ut är förstås positivt. Men först behöver februari fungera.

Vad händer om planerna ändras?

En budget bygger på antaganden. Därför tycker vi att det är värdefullt att också räkna på vad som händer om något blir annorlunda.

Prova att flytta en större kundbetalning en månad framåt. Lägg in kostnaderna för en ny medarbetare innan personen börjar bidra fullt ut till intäkterna. Eller undersök hur en lugnare försäljningsmånad påverkar saldot.

Det behöver inte bli en omfattande övning. Några genomtänkta scenarier kan göra det mycket lättare att bedöma vilken buffert ni behöver.

Låt budgeten följa med i vardagen

Boka en återkommande genomgång där ni jämför planen med de faktiska betalningarna och uppdaterar bilden framåt.

En sen kundbetalning kanske ska flyttas till nästa månad. Ett uppdrag som inte blev av behöver tas bort helt. Det är skillnad på pengar som kommer senare och pengar som inte kommer alls.

När ni löpande uppdaterar bedömningen av framtida betalningar arbetar ni med en likviditetsprognos. Den ursprungliga budgeten kan finnas kvar som jämförelse.

Vi hjälper er att se vad siffrorna betyder för nästa steg

Ni behöver inte ha alla antaganden klara innan ni pratar med oss. Det räcker att veta vad ni funderar på. Kanske vill ni anställa, investera eller förstå varför likviditeten känns ansträngd trots att försäljningen ökar.

På Saldo hjälper vi er med budget och likviditetsplanering, prognoser och uppföljning. Vi räknar tillsammans med er och hjälper er att förstå vad olika beslut innebär för företaget.

Kontakta oss, så tittar vi på vad ni behöver få bättre koll på.